10 motivos para sua empresa digitalizar documentos e sair do papel

Digitalizar documentos significa destinar capital em busca de economia, otimização de espaço, agilidade, controle, produtividade e muito mais.

18/02/2021 leandro.paradiso

Neste artigo, você vai descobrir os impactos do papel no meio ambiente, como digitalizar documentos contribui para a sua transformação digital e 10 motivos para começar a ser mais digital, o quanto antes.

Os efeitos destrutivos do papel

Em 2018, em todo o mundo, foram utilizadas mais de 400 milhões de toneladas de papel. Por ano, equipes espalhadas pelo planeta gastam aproximadamente 10 mil folhas de papel.

O papel é o terceiro maior poluidor industrial de ar, água e solo. Com alvejantes à base de cloro sendo usados ​​durante a sua produção, diversos materiais tóxicos são liberados no ar, no abastecimento de água e no solo.

Nos últimos 40 anos, o uso de papel no mundo cresceu 400%, o que aumentou ainda mais o derrubamento de árvores, essenciais para o equilíbrio do nosso ecossistema.

A produção de uma tonelada de papel emite 1,5 tonelada de CO². Além disso, o transporte de árvores e do próprio papel exige a queima de combustível pelos caminhões, o que aumenta ainda mais a poluição do ar.

E para se produzir uma folha de papel, são necessários até dois copos de água. Em um momento onde falta água em diversas partes do mundo, abolir o papel das empresas parece uma boa ideia.

O primeiro passo para a sua transformação digital

Digitalizar documentos é o pontapé inicial para a transformação digital do seu negócio. Hoje, muitas empresas já nascem digitais, e essas saem na frente daquelas baseadas em processos com papel.

Portanto, além de contribuir com o meio ambiente, o seu negócio também estará competindo de igual pra igual com a concorrência após começar a digitalizar documentos.

10 motivos para sua empresa digitalizar documentos

São muitos motivos, e todos farão a diferença para o atingimento de melhores resultados no seu negócio. Confira!

1. Redução de custos

Quando uma empresa decide digitalizar documentos, ela reduz custos com papel, toner de tinta para impressora, cartório, motoboy, entre outros relacionados.

O uso da tecnologia também automatiza tarefas que antes eram manuais e repetitivas, para que as empresas reduzam custos com pessoal.

De quebra, além de economizar, o seu negócio produz mais e melhor, porque diminui a chance de erros e falhas humanas que costumam acontecer.

2. Otimização de espaço

Ao longo do tempo, a quantidade de arquivos e registros aumenta, até que isso se torna uma problema para as empresas, que têm dificuldade primeiro em armazenar os documentos, e depois em organizá-los.

Com a digitalização de documentos, todos os dados e informações da empresa são armazenados digitalmente, de preferência na nuvem, para serem acessados a qualquer hora, de qualquer lugar.

Aquele espaço que era reservado para os documentos pode ser transformado em uma sala de jogos, um refeitório, um ambiente para os funcionários descansarem nos intervalos, entre outras possibilidades.

3. Agilidade

Chega de procurar documentos em pilhas de papel intermináveis. Digitalizando seus documentos, você centraliza seus arquivos e os divide em pastas e categorias para agilizar a sua localização, uso e compartilhamento.

Entre a criação, aprovação e envio, um documento passa pela análise e curadoria de diversas pessoas, até ser considerado finalizado. Se esses documentos não estiverem digitalizados, esse processo pode ser caótico.

Com os seus documentos na nuvem, você tem um fluxo de trabalho simplificado, onde várias pessoas da equipe podem trabalhar no mesmo arquivo, em tempo real, sem a necessidade de criar um novo documento.

4. Mobilidade

Outra vantagem de digitalizar documentos é aumentar a mobilidade corporativa. Com documentos digitais, seus colaboradores podem trabalhar no escritório, em casa, durante viagens ou em qualquer lugar.

5. Controle

A digitalização de documentos também permite que você obtenha controle sobre quem pode ou não acessar seus arquivos de negócios. Todos os acessos ficam registrados para serem consultados em caso de extravio ou roubo de dados.

6. Colaboração

Ao digitalizar documentos, você padroniza o acesso dos seus funcionários aos documentos que eles mais precisam, para que todos possam criar e editar os mesmos arquivos, ao mesmo tempo, aumentando a colaboração.

7. Produtividade

Com equipes mais rápidas e alinhadas, você aumenta a produtividade e satisfação dos seus colaboradores e permite que eles possam se concentrar em processos que agreguem valor ao negócio.

8. Segurança

Utilizando uma solução confiável para a gestão de seus documentos digitais, você aumenta a segurança da informação em relação aos dados de negócio, clientes, fornecedores e parceiros.

9. Conformidade

Quando um documento for solicitado por algum órgão governamental, como a Receita Federal, por exemplo, você não terá problemas em apresentá-lo para comprovar que o seu negócio está cumprindo a legislação.

10. Recuperação

Quando você perde um papel, muitas vezes precisa revirar o escritório para encontrá-lo. Mas se você tem seus documentos digitalizados, é bem mais simples e rápido recuperá-los com o backup na nuvem, um recurso disponível na maioria das plataformas de gestão de documentos.

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