7 tipos de ferramentas colaborativas que toda empresa deve ter

Em tempos de pandemia, onde muitas empresas estão praticando o modelo de home office, fazer uso de ferramentas colaborativas pode simplificar e agilizar a realização das mais variadas tarefas diárias. O que são ferramentas colaborativas? Já que o home office…

19/11/2020 bowe

Em tempos de pandemia, onde muitas empresas estão praticando o modelo de home office, fazer uso de ferramentas colaborativas pode simplificar e agilizar a realização das mais variadas tarefas diárias.

O que são ferramentas colaborativas?

Já que o home office veio para ficar, as ferramentas colaborativas aparecem como as melhores opções para que as empresas possam superar barreiras geográficas e temporais entre seus colaboradores.

As ferramentas colaborativas são softwares (instalados ou na nuvem) ou aplicativos que permitem a criação, edição, compartilhamento e gerenciamento de qualquer tipo de informação de trabalho entre duas ou mais pessoas.

Uma ferramenta colaborativa permite que equipes distantes fisicamente possam trabalhar no mesmo documento, planilha ou apresentação, criando, editando e comentando em tempo real, de qualquer lugar e dispositivo.

Qual a importância para as empresas?

Uma empresa que faz uso de ferramentas colaborativas se torna mais ágil e eficiente, e assim consegue gerar mais valor aos seus negócios. Além de lucrar mais, também economiza com papel, toner de tinta para impressão, motoboy, deslocamento de funcionários, ligações, entre outros gastos atrelados.

O aumento da produtividade também é um ponto importante. Quando um colaborador consegue encontrar todas as informações que precisa de forma fácil e rápida, ele produz mais, e traz um maior retorno financeiro ao negócio.

E como o próprio nome já diz, a colaboração é outro benefício para as empresas. Equipes integradas e engajadas alcançam melhores resultados, além de trabalharem mais felizes.

E por último, podemos citar o acompanhamento em tempo real como vantagem para as empresas, principalmente para os gestores, que podem liderar suas equipes, mesmo a distância.

Conheça 7 tipos de ferramentas para o seu negócio

Para empresas de sucesso, esses 7 tipos de ferramentas colaborativas são indispensáveis. Confira abaixo!

1. Armazenamento

Para que você possa armazenar e compartilhar documentos entre sua equipe em home office, a opção ideal são os drives compartilhados, que permitem o acesso de todos os seus funcionários, ao mesmo tempo.

Você pode controlar o acesso, para que apenas pessoas autorizadas possam acessar, criar e editar arquivos, evitando vazamento ou perda de arquivos importantes e confidenciais.

Algumas opções são: Google Drive; Dropbox; OneDrive.

2. Comunicação

As reuniões constantes são essenciais para manter o alinhamento entre as equipes. Por isso, as videoconferências são de extrema importância. Até porque, nem sempre um e-mail ou recado em aplicativo de mensagem é o bastante para tratar de assuntos que sejam mais complexos ou urgentes.

Algumas opções são: Google Meet; Microsoft Teams; Skype.

3. E-mail corporativo

Hoje, é impossível imaginar uma empresa que não faça uso do e-mail corporativo. Ele costuma ser usado de uma forma profissional, para assuntos internos importantes e também para contato com clientes.

O seu bom uso passa pela responsabilidade de cada funcionário, no sentido de não clicar em anexos e arquivos maliciosos, nem compartilhar informações sigilosas com usuários não autorizados.

Algumas opções são: Gmail; Outlook; Yahoo Mail.

4. Rede social corporativa

A descontração é importante para manter funcionários satisfeitos e serve também para aumentar a interação e o engajamento entre as equipes – e os gestores não podem ficar de fora. 

Neste sentido, as redes sociais para empresas são as ferramentas colaborativas ideais para mandar “memes”, fotos, vídeos e áudios divertidos que fazem a alegria de todos, mantendo sempre o bom senso e o respeito ao próximo, é claro.

Algumas opções são: Yammer; Slack; Workplace.

5. Gestão de projetos

As ferramentas de gestão de projetos permitem que os gestores saibam quais são as tarefas pendentes, os prazos de entrega e quem são os colaboradores responsáveis pela execução. 

Essas soluções têm dashboards completas para que os gestores acompanhem o desenvolvimento de cada projeto de maneira rápida e fácil.

Algumas opções são: Trello; Operand; Asana.

6. Gestão de documentos

O termo gestão de documentos refere-se à produção, armazenamento, gerenciamento e uso dos arquivos físicos e/ou digitais mais importantes de uma determinada empresa. 

O grande objetivo de realizar uma boa gestão de documentos na sua empresa é simplificar a localização, utilização e compartilhamento de registros que possam ser importantes para o negócio, garantindo sua segurança.

Para isso, você pode contar com Adobe Document Cloud para fazer uma gestão de documentos simples e eficiente no seu negócio.

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7. Assinatura eletrônica

Ao invés de imprimir, enviar e esperar dias pela assinatura de contratos em papel, com a assinatura eletrônica tudo pode ser feito em poucos minutos pela internet, a qualquer hora, de qualquer lugar, e a partir de qualquer dispositivo.

Hoje, negócios de todos os tamanhos e segmentos estão se dando conta de todas as vantagens de contratar uma plataforma de assinatura eletrônica, não apenas no setor de Vendas, mas também em Compras, RH, Jurídico e muito mais.

Neste sentido, Adobe Sign aparece como a plataforma de assinatura eletrônica mais confiável do mercado para pequenas, médias e grandes empresas que querem impulsionar seus processos de transformação digital.

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É isso! Chegamos ao fim do nosso artigo sobre ferramentas colaborativas. Esperamos que tenha gostado. Até a próxima!

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