7 vantagens da gestão de documentos na nuvem

Todo negócio tem documentos como planilhas e formulários que precisam ser acessados diariamente. A gestão de documentos serve para garantir a localização e disponibilidade desses e outros arquivos para o bom funcionamento da empresa.  O que é gestão de documentos? …

05/11/2020 bowe

Todo negócio tem documentos como planilhas e formulários que precisam ser acessados diariamente. A gestão de documentos serve para garantir a localização e disponibilidade desses e outros arquivos para o bom funcionamento da empresa. 

O que é gestão de documentos? 

O termo gestão de documentos refere-se à produção, armazenamento, gerenciamento e uso dos arquivos físicos e/ou digitais mais importantes de uma determinada empresa. 

O grande objetivo de realizar uma boa gestão de documentos na sua empresa é simplificar a localização, utilização e compartilhamento de registros que possam ser importantes para o negócio, garantindo sua segurança.

Para isso, existem no mercado diversas ferramentas que auxiliam as empresas e as equipes administrativos a fazer o gerenciamento de documentos de forma simples e eficiente.

A gestão de documentos na nuvem

Atualmente, vivemos na era digital, então o que vemos são os documentos eletrônicos tomando conta dos negócios, em processos de áreas como Vendas, Recursos Humanos, Compras, Jurídico, entre outras.

Na nuvem, é possível armazenar um grande volume de documentos, com estabilidade e escalabilidade, onde as empresas podem aumentar ou diminuir o espaço contratado, conforme necessidade.

Seja em nuvens públicas, privadas ou híbridas, os negócios podem manter dados e informações acessíveis de qualquer lugar e dispositivo, quando for conveniente, com segurança e confiabilidade.

O crescimento do uso da nuvem no Brasil

O uso da nuvem no meio corporativo não para de crescer. 

Segundo o levantamento TIC Empresas, realizado com 7 mil empresas com 10 ou mais empregados, o uso de email na nuvem passou de 27% para 39%, enquanto o armazenamento de arquivos ou bancos de dados cresceu de 25% para 38%

O uso de software de escritório em nuvem também ampliou-se de 20% para 27% entre 2017 e 2019. Assim como o uso de capacidade de processamento em nuvem, que passou de 16% para 23% na mesma comparação.

7 vantagens da gestão de documentos na nuvem

Conheça todas as vantagens para o seu negócio.

1. Redução de custos

Quando uma empresa decide se digitalizar para fazer uma boa gestão de documentos, ela reduz custos com papel, toner de tinta para impressora, cartório, motoboy, entre outros.

Uma boa gestão de documentos é sempre viabilizada através de um sistema ou software. O uso da tecnologia automatiza tarefas que antes eram feitas de forma manual, para que as empresas também reduzam custos com pessoal.

2. Aumento da produtividade

De quebra, além de economizar, o seu negócio produz mais e melhor, porque diminui a chance de erros e falhas humanas que costumam acontecer na gestão de documentos em papel.

Eliminando tarefas manuais e repetitivas da sua equipe, você aumenta a sua produtividade e permite que seus colaboradores se concentrem em tarefas estratégicas que gerem valor ao negócio.

3. Otimização do espaço físico

Ao longo do tempo, a quantidade de arquivos e registros aumenta, até que isso se torna uma problema para as empresas, que têm dificuldade primeiro em armazenar os documentos e depois em organizá-los.

Com a gestão de documentos na nuvem, todos os dados e informações da empresa são armazenados digitalmente, para serem acessados a qualquer hora, de qualquer lugar e dispositivo.

4. Agilidade na busca por documentos

Chega de procurar documentos em pilhas de papel intermináveis. Com uma gestão de documentos bem feita, você centraliza seus arquivos e os divide em pastas e categorias para agilizar a sua localização, uso e compartilhamento.

5. Padronização de processos

Além da agilidade, com a solução certa, você padroniza o acesso dos seus funcionários aos documentos que eles precisam, para que todos possam criar e editar os mesmos arquivos, ao mesmo tempo, aumentando a colaboração.

6. Segurança jurídica

Contratando uma solução confiável para a sua gestão de documentos, você aumenta a segurança da informação em relação aos dados de negócio, clientes, fornecedores e parceiros.

Quando um documento for solicitado por algum órgão governamental, por exemplo, como a Receita Federal, você não terá problemas em apresentá-lo para comprovar que o seu negócio está cumprindo a legislação.

7. Fluxos de trabalho simplificados

Com uma gestão de documentos baseada na nuvem, você tem um fluxo de trabalho simplificado, onde várias pessoas da equipe podem trabalhar no mesmo arquivo, em tempo real, sem a necessidade de criar um novo documento.

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Com Adobe Document Cloud, você cria, edita e gerencia documentos digitais, em tempo real, a partir de qualquer dispositivo, onde e quando quiser.

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Até a próxima!

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