Gestão de documentos: o que é e como fazer?

Apesar de parecer simples, a gestão de documentos é essencial para as empresas. Neste artigo, você vai saber o que é, a importância, os benefícios e como fazer uma boa gestão de documentos.

15/06/2020 Pars

Para o bom andamento das operações internas e externas de uma empresa, é fundamental armazenar e organizar documentos importantes como propostas, contratos, cotações, contas a pagar e receber, folhas de pagamento etc.

Apesar de parecer simples, a gestão de documentos é indispensável para empresas em busca de crescimento e solidez, porém, significa muito mais do que apenas armazenar e organizar arquivos.

Neste artigo, você vai saber o que é, a importância, os benefícios e como fazer uma boa gestão de documentos na sua empresa. Aproveite a leitura!

O que é gestão de documentos?

O termo gestão de documentos refere-se à produção, armazenamento, gerenciamento e uso dos arquivos físicos e/ou digitais mais importantes de uma determinada empresa.

O grande objetivo de realizar uma boa gestão de documentos na sua empresa é simplificar a localização, utilização e compartilhamento de registros que possam ser importantes para o negócio, garantindo sua segurança.

A importância para as empresas

Todo negócio tem documentos como planilhas e formulários que precisam ser acessados diariamente. A gestão de documentos serve para garantir a localização e disponibilidade desses e outros arquivos para o bom funcionamento da empresa.

Uma boa gestão de documentos agiliza e proporciona tomadas de decisão mais assertivas e aumenta a produtividade dos funcionários quando eles não desperdiçam tempo procurando arquivos importantes.

Por outro lado, a falta de uma boa gestão de documentos pode afetar as vendas, quando um vendedor, por exemplo, tem dificuldade para localizar um documento específico para fechar um negócio.

Além disso, a gestão de documentos é indispensável também para garantir a segurança das informações do negócio e dos clientes, ainda mais em tempos de LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).

A LGPD, que entrará em vigor em 3 de maio de 2021, estabelece regras sobre coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados pessoais, impondo penalidades para o não cumprimento por parte das empresas.

Para evitar sanções em caso de perdas e vazamento de informações sigilosas, existe a gestão de documentos, que ajuda a preservar a imagem do negócio e a sua credibilidade e confiabilidade no mercado.

Os benefícios para os negócios

Uma boa gestão de documentos traz diversas vantagens competitivas para as empresas. Confira abaixo as principais!

Redução de custos

Quando uma empresa decide se digitalizar para fazer uma boa gestão de documentos, ela reduz custos com papel, toner de tinta para impressora, cartório, motoboy, entre outros.

Uma boa gestão de documentos é sempre viabilizada através de um sistema ou software. O uso da tecnologia automatiza tarefas que antes eram feitas de forma manual e repetitiva, para que as empresas reduzam custos com pessoal.

De quebra, além de economizar, o seu negócio produz mais e melhor, porque diminui a chance de erros e falhas humanas que costumam acontecer.

Otimização do espaço físico

Ao longo do tempo, a quantidade de arquivos e registros aumenta, até que isso se torna uma problema para as empresas, que têm dificuldade primeiro em armazenar os documentos, e depois em organizá-los.

Com a gestão de documentos moderna, todos os dados e informações da empresa são armazenados digitalmente, de preferência na nuvem, para serem acessados a qualquer hora, de qualquer lugar.

Aquele espaço que era reservado para os documentos pode ser transformado em uma sala de jogos, um refeitório, um ambiente para os funcionários descansarem nos intervalos, entre outras possibilidades.

Agilidade e padronização

Chega de procurar documentos em pilhas de papel intermináveis. Com uma gestão bem feita, você centraliza seus arquivos e os divide em pastas e categorias para agilizar a sua localização, uso e compartilhamento.

Além da agilidade, com a solução certa, você padroniza o acesso dos seus funcionários aos documentos que eles precisam, para que todos possam criar e editar os mesmos arquivos, ao mesmo tempo, aumentando a colaboração.

Com equipes mais rápidas e alinhadas, você aumenta a produtividade e satisfação dos seus colaboradores e ainda melhora os resultados da empresa.

Segurança jurídica

Contratando uma solução confiável para a sua gestão de documentos, você aumenta a segurança da informação em relação aos dados de negócio, clientes, fornecedores e parceiros.

Quando um documento for solicitado por algum órgão governamental, como a Receita Federal, por exemplo, você não terá problemas em apresentá-lo para comprovar que o seu negócio está cumprindo a legislação.

Fluxos de trabalho simplificados

Entre a criação, aprovação e envio, um documento passa pela análise e curadoria de diversas pessoas, até ser considerado finalizado. Sem uma boa gestão de documentos, esse processo pode ser caótico.

Com uma gestão baseada na nuvem, você tem um fluxo de trabalho simplificado, onde várias pessoas da equipe podem trabalhar no mesmo arquivo, em tempo real, sem a necessidade de criar um novo documento.

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Até a próxima!


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