Transformação digital nas empresas: saiba como iniciar a sua

A transformação digital nas empresas pode ser mais simples do que parece. Saiba como iniciar a sua com práticas simples. Leia nosso artigo!

11/03/2021 bowe

A digitalização de documentos é o pontapé para a transformação digital nas empresas. Afinal, como ser uma empresa digital se o seu negócio continua utilizando propostas, contratos e outros documentos em papel?

Um estudo do IBGE revela que a digitalização das empresas faz todo o sentido quando analisamos o uso dos dispositivos móveis pela população, com destaque para os smartphones. 

Entre 2017 e 2018, o percentual de pessoas que acessaram a internet pelo celular passou de 97% para 98,1%. O aparelho é usado tanto na área rural, por 97,9% daqueles que acessam a internet, quanto nas cidades, por 98,1%.

Ou seja, o mundo e as pessoas são cada vez mais digitais. As empresas, por sua vez, precisam acompanhar essas mudanças, se não quiserem ficar para trás.

A importância da digitalização de documentos

Digitalizar documentos é o primeiro passo para a transformação digital do seu negócio. Além de contribuir com o meio ambiente, o seu negócio também estará competindo de igual para igual com a concorrência.

Quando uma empresa promove sua digitalização de documentos, ela está iniciando sua transição para uma cultura mais tecnológica, inovadora e sustentável.

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Porém, com o tempo, você vai perceber que digitalizar documentos não é o suficiente. É aí que entra a assinatura eletrônica.

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica funciona como o modelo tradicional, porém, através de meios digitais. Esse recurso está, aos poucos, substituindo papel e caneta e levando mais agilidade, praticidade e segurança às negociações comerciais.

Ao invés de imprimir, enviar e esperar dias pela assinatura de contratos em papel, com a assinatura eletrônica tudo pode ser feito em poucos minutos pela internet, a qualquer hora, de qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo.

Os números da assinatura eletrônica

Se as pessoas utilizam seus celulares para acessar a internet e redes sociais, elas estão cada vez mais propensas e acostumadas a receber e assinar documentos por esses aparelhos.

Em 2020, o número de assinaturas eletrônicas emitidas com o certificado ICP-Brasil foi de 6.049.579, um aumento de 10,09% em comparação com o ano de 2019, quando foram emitidas 5.494.732 assinaturas com este certificado.

As restrições causadas pela pandemia do novo coronavírus, como o distanciamento social, impulsionaram a transformação digital nas empresas bem como a adoção da assinatura eletrônica e dos documentos digitais.

As possibilidades da assinatura eletrônica

Engana-se quem pensa que essa é apenas uma ferramenta de vendas.

Vendas: com uma plataforma de assinatura eletrônica, você otimiza as atividades burocráticas dos seus vendedores e ganha tempo para vender mais. E ainda aproveita integração com os principais CRMs do mercado para envio automatizado e simplificado de propostas e contratos digitais.

RH: a assinatura eletrônica permite que você torne seus processos de recrutamento e seleção mais ágeis, substituindo papéis por uma experiência totalmente digital, com o uso de formulários de inscrição até a assinatura de termos relacionados às políticas da empresa, tudo online.

Compras: com a assinatura eletrônica, você faz a gestão de contratos, fornecedores e orçamentos, além da organização de RFPs para garantir a entrega no local certo, na hora certa, com fluxos de trabalho digitais e inteligentes. 

Jurídico: na área jurídica empresarial, a assinatura eletrônica organiza de maneira eficiente o fluxo de validação de Acordos Non Disclosure (NDA), contratos comerciais, de parceiros, fornecedores, entre outros documentos digitais.

Além destas, a assinatura eletrônica pode ser bem usada em diversas outras áreas das empresas, como na Contabilidade, Administrativo, entre outras.

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As vantagens de ser uma empresa digital

Digitalize seu negócio e aproveite diversos benefícios!

Reduza custos: quando uma empresa decide se digitalizar, ela reduz custos com papel, toner de tinta para impressora, cartório, motoboy, entre outros relacionados.

Otimize espaço: ao longo do tempo, a quantidade de papéis se torna um problema para as empresas. Com a digitalização de documentos, todos os dados e informações são armazenados digitalmente, na nuvem.

Tenha mais agilidade: digitalizando seus documentos, você centraliza seus arquivos e os divide em pastas e categorias para agilizar a sua localização, uso e compartilhamento.

Aumente a mobilidade: outra vantagem de se digitalizar é aumentar a mobilidade corporativa. Com documentos digitais, seus colaboradores podem trabalhar no escritório, em casa, durante viagens ou em qualquer lugar.

Obtenha mais controle: a digitalização de documentos também permite que você obtenha controle sobre quem pode ou não acessar seus arquivos. Todos os acessos ficam registrados para serem consultados em caso de extravio ou roubo de dados.

Incentive a colaboração: com a digitalização, você padroniza o acesso dos seus funcionários aos documentos que eles mais precisam, para que todos possam criar e editar os mesmos arquivos, ao mesmo tempo, aumentando a colaboração.

Impulsione a produtividade: com equipes mais rápidas e alinhadas, você aumenta a produtividade e satisfação dos seus colaboradores e permite que eles possam se concentrar em processos que agreguem valor ao negócio.

Aumente a segurança: utilizando soluções confiáveis para a sua gestão de documentos e assinaturas eletrônicas, você aumenta a segurança da informação em relação aos dados de negócio, clientes, fornecedores e parceiros.

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Agradecemos a leitura. Até a próxima!


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